Assemblea condominale: verbale

La redazione del verbale costituisce uno dei requisiti che devono essere osservati nell'ambito del procedimento collegiale di adozione delle delibere condominiali.
Il verbale ha, in particolare, la funzione di documentare lo svolgimento di tutte le attività compiute in sede assembleare allo scopo di permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti e assenti, di controllare la regolarità dello svolgimento del procedimento collegiale e di assumere le opportune iniziative. 

La mancata o irregolare redazione del verbale configura uno dei vizi di forma che legittima l’impugnazione della delibera. 

Il codice civile non fornisce particolari indicazioni sul contenuto del verbale. A tale lacuna ha sopperito la Giurisprudenza di legittimità. 

Il verbale dovrà contenere la data in cui l’assemblea si costituisce e, al fine di verificare la regolarità della costituzione della assemblea dei condomini mediante il riscontro della presenza del numero legale richiesto dalla legge, i nominativi dei condomini intervenuti e le rispettive quote millesimali. Il verbale dovrà poi specificare in che modo si è proceduto all’invito alla riunione di tutti i condomini, allegando possibilmente al verbale il documento che valga a dimostrare come l’invito a tutti abbia avuto effettivamente luogo. Dovrà, inoltre, contenere l’ordine del giorno e dovrà indicarsi il metodo di votazione e come si sia pervenuti alla formazione della maggioranza, con specifica individuazione dei soggetti assenzienti, dissenzienti e assenti. 

Perché una deliberazione di un’assemblea condominiale relativa a preventivi e consuntivi possa essere validamente riferita ad un preventivo o ad un consuntivo determinato è necessario che l’uno o l’altro siano o inseriti per esteso, o quanto meno nei loro termini essenziali, nel contesto della deliberazione stessa espresso in riferimento come ad allegati di essa ed al pari dell’atto principale risultino sottoscritti dal presidente e dal segretario dell’assemblea. 

Ove vi sia espressa richiesta, le dichiarazioni, osservazioni e interventi dei partecipanti devono essere esposte in verbale in modo succinto e sempreché siano inerenti a ciascun ordine del giorno posto in discussione e a votazione. Inoltre, deve essere annotato ciò che succede durante il corso dell’assemblea: allontanamento di un condomino; sostituzione del delegante al delegato per l’intervento del primo; delega espressa dal condomino allontanatosi, eccetera. 

Relativamente al momento in cui il verbale deve essere redatto il codice civile non fornisce precise indicazioni. Poiché la legge non precisa quali siano le conseguenze dell’inosservanza della verbalizzazione contestualmente al verificarsi degli avvenimenti, è ritenuto che la redazione in un momento ad esso successivo non compromette la validità e l’efficacia della deliberazione stessa. Il verbale andrà poi trascritto nel registro tenuto dall'amministratore che ne curerà la conservazione. Tale registro può essere consultato solo dai condomini ed ha carattere privato. In esso il verbale verrà trascritto con le sue imprecisioni ed errori eventuali per i quali l’unico rimedio sarà l’intervento correttivo del presidente e del segretario o altra assemblea appositamente convocata o, infine, extrema ratio, il ricorso all’Autorità Giudiziaria.

La redazione del verbale dell’assemblea è ad opera del segretario, su dettatura del presidente e deve essere sottoscritto da entrambi.