Fattura elettronica: definizione
Prima di iniziare un discorso sulla fattura elettronica, bisogna premettere che l'anno scorso è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Per fattura elettronica intendiamo un documento elettronico riportante tutti i dati presenti in una classica fattura cartacea. E' importante sapere bene cos'è e come funziona il sistema che ruota attorno alla fattura elettronica, visto che dallo scorso 31 marzo 2015 tutte le Pubbliche Amministrazioni hanno il dovere di emettere, inviare, conservare e gestire solo fatture elettroniche.
La fattura elettronica, in sostanza, è un documento in formato digitale autentico e perfetto. Ogni fattura elettronica è corredata dalla firma elettronica di chi la emette. Il documento in formato digitale viene poi inviato a un particolare Sistema di Interscambio che svolge diverse funzioni, come quella di permettere al Ministero dell'Economia di controllare costantemente la Finanza pubblica. Il formato con cui la fattura elettronica dovrà essere emessa, inviata, conservata ed archiviata è il cosiddetto XML (eXtensible Markup Language), ovvero un linguaggio informatico che permette in poco tempo di decifrare e comprendere il significato tutto quello che è presente nel documento. Ovviamente, nella fattura elettronica devono essere presenti tutti i dati rilevanti ai fini fiscali, come la partita Iva, la data del documento e l'indirizzo.
L'obbligatorietà dell'emissione della fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione e per i fornitori della PA ha generato un certo allarme. Il timore di sbagliare è forte. In verità, la difficoltà non sta tanto nella produzione del file XML ma negli adempimenti stabiliti dalla legge, non presenti in caso di fattura cartacea. Per produrre una fattura elettronica bisogna acquistare innanzitutto un apparecchio per mettere la firma elettronica, come un lettore smart card, quindi bisogna sborsare denaro e seguire un lungo iter burocratico. La fattura elettronica, inoltre, deve essere archiviata digitalmente entro 15 giorni dall'emissione sia dal ricevente che da chi l'ha emessa: la legge richiede che sia nominato un Responsabile della conservazione sostitutiva.
Una volta che la fattura elettronica è stata preparata, quindi firmata e corredata di tutti gli elementi contemplati dalla legge, può essere inviata al Sistema di Interscambio mediante 5 diverse modalità:
1. Web
2. PEC (Posta Elettronica Certificata)
3. Servizio SDIFTP
4. Servizio FDICoop - Trasmissione
5. Servizio SPCoop - Trasmissione
Una volta pervenuta al Sistema di Interscambio, la fattura elettronica verrà monitorata e trasmessa al destinatario indicato sul documento. Fornitori e Pubblica Amministrazione hanno l'obbligo di conservare la fattura elettronica in modalità digitale. Uno degli errori più comuni, che però va evitato assolutamente, è quello di inviare una seconda, od anche una terza volta la stessa fattura elettronica al Sistema di Interscambio.
Hanno l'obbligo di emettere la fattura elettronica tutte le imprese e liberi professionisti che hanno fornito beni o prestazioni alla Pubblica Amministrazione. Chiaramente, come più volte sottolineato, tutte le Pubbliche Amministrazioni centrali e locali sono assoggettate alla fatturazione elettronica.
