Notificazione del trattamento della privacy: definizione
La notificazione del trattamento della privacy è una
dichiarazione attraverso la quale viene resa nota al garante per la protezione
dei dati personali, da parte di un soggetto privato o pubblico, l'esistenza di
una attività di raccolta e di impiego dei dati personali: il soggetto in
questione è autonomo titolare del trattamento.
Come si effettua la notificazione del trattamento della privacy?
Per procedere alla notificazione del trattamento della privacy è
necessario recarsi sul sito Internet web.garanteprivacy.it e compilare il
modello presente, avendo cura di non tralasciare nessuno dei campi previsti.
Tutti i campi che sono contrassegnati da un asterisco devono essere riempiti:
nel caso in cui non vengano compilati, la procedura di notificazione non
può essere portata a termine. Occorre, tra l'altro, indicare se si tratta della
prima notificazione, della cessazione del trattamento o di una modifica a una
notificazione precedente. La procedura può essere effettuata solo per via
telematica, e al momento non sono previste modalità differenti: non si possano
usare, quindi, né dischetti né modelli cartacei.
A dover eseguire la notificazione del trattamento della privacy sono
i titolari dei trattamenti indicati dal garante con provvedimenti ad hoc o
dalla legge. La notificazione deve avvenire prima che il
trattamento cominci: può essere relativa a un trattamento solo o a più di un
trattamento, ma con finalità correlate. Nel caso in cui vi sia una
contitolarità del trattamento, è richiesta una notificazione autonoma da parte
di tutti i contitolari, i quali sono tenuti a loro volta a indicare gli altri
contitolari.
1. Che cosa si intende con "nuova notificazione"?
Si parla di nuova notificazione per fare riferimento ai
cambiamenti che sono entrati in vigore a partire dal 1° gennaio del 2004: a
decorrere da quella data, infatti, devono procedere con la notificazione unicamente
i titolari che eseguono un'attività di trattamento (o anche più di una) tra
quelle che sono segnalate in maniera specifica dal Codice. In passato, invece,
l'obbligo di eseguire la notificazione era in vigore per tutti
i titolari. A partire dall'8 gennaio del 2009, poi, è subentrato un nuovo
cambiamento: il garante, infatti, con un provvedimento apposito ha semplificato
le procedure e stabilito che chi ha già effettuato una notificazione non
sia tenuto a compierne una nuova.
2. A che cosa servono le notificazioni?
Ogni notificazione del trattamento della privacy viene
inserita all'interno di un registro pubblico che può essere consultato online
da chiunque in maniera gratuita. In questo modo i cittadini hanno la
possibilità di conoscere tutte le notizie riportate nelle notificazioni,
che possono essere stampate, e di usarle in base alle finalità di applicazione
della disciplina relativa alla protezione dei dati personali. Nei registri dei
trattamenti non sono riportati i nomi dei soggetti a cui i dati si riferiscono:
le notizie a cui si può accedere con la consultazione, in ogni caso, consentono
di conoscere in maniera precisa quali sono le finalità della raccolta, quali
tipologie di dati sono trattate, chi sono i responsabili, e così via. Nel caso
in cui all'interno di una notificazione vengano riportate
delle notizie non veritiere, si commette un reato: la falsa dichiarazione,
infatti, può essere punita con un periodo di reclusione che va da un minimo di
sei mesi a un massimo di tre anni. Anche chi non deve provvedere alla notificazione è
tenuto a fornire a chi ne fa richiesta le informazioni del caso.
