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Libro unico del lavoro

del 31/03/2011
CHE COS'È?

Libro unico del lavoro: definizione

Il Libro Unico del Lavoro (L.U.L.), obbligatorio dal 1 Gennaio 2009, nasce nell'ottica di una semplificazione in materia di tenuta dei documenti di lavoro e di una sostituzione dei libri paga e matricola, proponendosi come strumento costruito sulla base di due elementi:
  • le presenze del lavoratore; 
  • lo sviluppo del suo trattamento retributivo. 
Il Libro Unico del Lavoro equivale al cedolino paga integrato con il dettaglio delle presenze dei lavoratori. Assolve una duplice funzione: documentare ad ogni lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro ed agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.
Il datore di lavoro deve esibire sempre un solo Libro Unico anche in presenza di diverse posizioni assicurative aziendali (PAT) e previdenziali, o di più sedi di lavoro distaccate, anche se stabili e organizzate.
All'interno del Libro Unico del Lavoro troveremo obbligatoriamente annotate: nome e cognome del lavoratore, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, la retribuzione base, l’anzianità di servizio; le relative posizioni assicurative e previdenziali; i rimborsi spese, le trattenute fiscali, previdenziali, sindacali, oneri vari eccetera; le detrazioni fiscali, gli assegni nucleo familiare, le prestazioni di maternità, malattia, infortunio, cassa integrazione, congedi; gli straordinari, i premi; il calendario delle presenze con la specifica per ogni giorno del mese delle ore lavorate o dell’eventuale giustificativo che ne determina l’assenza. 

COME SI FA
Le registrazioni sul Libro Unico del Lavoro relative allo stato occupazione dell’impresa devono essere effettuate entro il 16 del mese successivo al mese di riferimento, attribuendo a ciascun foglio una numerazione sequenziale (autorizzata dall'Inail) e conservando eventuali fogli deteriorati o annullati.
Il Libro Unico del Lavoro non può essere tenuto in forma manuale, ma esclusivamente utilizzando uno dei seguenti sistemi: tenuta a stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, a stampa laser o su supporti magnetici.
All'interno del Libro Unico iscriveremo:
  • la generalità dei lavoratori subordinati inseriti nell'organizzazione dell’impresa (anche occupati presso sedi operative all'estero); 
  • i lavoratori somministrati o distaccati; 
  • i collaboratori coordinati e continuativi indipendentemente dalla modalità organizzativa (a progetto, e non); 
  • gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto capitale e lavoro); 
  • gli amministratori, i sindaci di società non esercenti attività professionali; 
  • i lavoratori a domicilio. 
Sono esclusi pertanto dalla registrazione i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari, i coadiuvanti di imprese commerciali e tutti coloro che svolgano attività professionale in forma autonoma (ad esempio agenti e rappresentanti individuali che svolgono attività in forma d’impresa, eccetera). Non sono obbligati alla tenuta del LUL le società cooperative di produzione e lavoro; le imprese familiari per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini purché non siano dipendenti, collaboratori o associati in partecipazione con apporto di lavoro; i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano dipendenti, collaboratori o associati in partecipazione, ma che svolgono l’attività con il solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti.
Il Libro unico del Lavoro deve essere conservato per la durata di 5 anni dalla data di ultima registrazione.

CHI
I datori di lavoro privati, esclusi quelli domestici, di qualsiasi settore sono obbligatoriamente tenuti dal 1 gennaio 2009 alla tenuta, in sostituzione dei libri matricola e paga, del Libro Unico del Lavoro. Il Libro Unico del Lavoro potrà essere depositato, alternativamente, presso la sede legale dell’impresa, presso lo studio del Consulente del Lavoro o di altro professionista abilitato ex lege 12/79. 
La scelta della dislocazione del Libro Unico del Lavoro ha effetti diversi nel caso di accesso ispettivo; nel caso in cui il LUL sia conservato presso l’azienda, dovrà essere tempestivamente esibito agli organi ispettivi, nel caso in cui sia tenuto presso il Consulente del Lavoro incaricato, lo stesso dovrà essere esibito entro 15 giorni dalla data di richiesta formulata nel verbale di prima ispezione.

FAQ

In presenza del Libro Unico del Lavoro, come datore di lavoro, cosa sono obbligato a consegnare ai miei dipendenti?

Il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all'obbligo di consegna del prospetto paga mediante la consegna di una copia delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico del Lavoro. L’adempimento si intende assolto anche nel caso in cui la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprenda i dati relativi al calendario presenze.

Se ho lavoratori somministrati in azienda devo registrarli sul Libro Unico del Lavoro?

Per quanto riguarda i lavoratori in somministrazione, l’utilizzatore dovrà limitarsi ad annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione), mentre il somministratore dovrà procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e ai dati retributivi.

Quali rimborsi spese devono essere annotati sul Libro Unico del Lavoro?

Devono essere effettuate le annotazioni relative ai rimborsi spese anche se fiscalmente e contributivamente esenti, ovvero quelle somme sostenute dal lavoratore in occasione dello svolgimento della propria prestazione lavorativa nell’interesse esclusivo del datore di lavoro ed aventi, per questo motivo, un profilo strettamente restitutorio (rimborsi a piè di lista). Ai fini dell’individuazione dei rimborsi spese da indicare nel Libro Unico, non è rilevante il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, ma la qualità delle spese rimborsate. Devono pertanto essere indicate le somme da rimborsare, sia forfettariamente che su base di indicazione analitica (note spese o rimborsi chilometrici), con esclusione, di tutti i rimborsi che si riferiscono a documenti intestati direttamente dall'azienda (quali, ad esempio, fatture per spese sostenute dal lavoratore in nome e per conto dell’azienda o carte carburanti).
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