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La PEC per le aziende è obbligatoria?

del 26/10/2015

La PEC per le aziende è obbligatoria?

Rispondiamo con questo post ad un dubbio che viene spesso sollevato da imprese e professionisti e cioè se la posta elettronica certificata (PEC) sia obbligatoria per tutti.

PEC obbligatoria per le aziende: in quali casi?

Partiamo da un presupposto: la PEC è obbligatoria per le aziende dal 2012. Ciò non significa però che il suo utilizzo sia obbligatorio per tutte le comunicazioni che avvengono tramite posta elettronica. In particolare, a seconda della tipologia di soggetto, esistono obblighi diversi. Le nuove società sono tenute a dotarsi di un account di posta certificata in quanto la PEC è necessaria per la registrazione dell'attività presso il registro delle imprese. L'assenza della PEC rende infatti impossibile procedere alla registrazione dell'azienda stessa. Le aziende già costituite invece sono state invitate già negli scorsi anni ad indicare allo stesso registro delle imprese una casella di posta elettronica di riferimento.

Per quanto riguarda le ditte individuali la PEC è obbligatoria al pari di quanto previsto per le aziende. Infatti anche le ditte individuali sono tenute all'iscrizione al registro delle imprese, e per questo devono dotarsi preventivamente di una casella di posta elettronica di questo tipo.

La presenza della PEC è obbligatoria anche per quanto riguarda le imprese di tipo artigiano e i professionisti; in quest'ultimo caso però l'obbligo scatta solo nel caso in cui essi siano iscritti a un ordine e non è quindi valido per i professionisti non tenuti a rispettare questo tipo di procedura.

PEC gratuita per le aziende: è valida?

L'obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata ha fatto sì che si moltiplicassero le offerte in tal senso. La tariffa richiesta per l'apertura e l'abbonamento periodico della PEC variano da provider a provider. Tuttavia alcuni di essi hanno deciso di fornire un servizio di PEC gratuita per le aziende. Questo tipo di account PEC è valido a tutti i fini legali ed è quindi adeguato per assolvere all'obbligo dell'azienda di dotarsi di una casella di posta elettronica; per questo motivo anche gli account gratuiti possono essere utilizzati per tutte le comunicazioni che richiedono l'uso della PEC, incluse quelle relative ai rapporti con la pubblica amministrazione. 

Ricordiamo infine che la PEC è una particolare tipologia di posta elettronica, dotata di un sistema di controllo e di certificazione dei dati trasmessi. Essa differisce per questo dai normali account di posta elettronica, che non sono per tanto sufficienti per assolvere l'obbligo previsto dalla normativa.

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