Azienda e fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva, gestione documentale dematerializzata, termini che frequentemente spaventano l’imprenditore che li sente pronunciare. Dovrebbe essere il contrario, perché queste tematiche applicate nelle aziende portano a considerevoli risparmi economici oltre a rendere più efficiente l’organizzazione aziendale. I processi amministrativi sono processi da trattare alla stregua degli altri processi aziendali, e quindi creare efficienza e risparmi, innovare tecnologicamente, sono imperativi di buona gestione d’impresa. La politica a livello mondiale ha posto al centro del dibattito la strategia digitale, perché è uno strumento di evoluzione, di adattamento ai nuovi mercati ed una soluzione per creare posti di lavoro per i giovani, che della tecnologia fanno il loro pane quotidiano. Per fare un esempio concreto i progetti di Fatturazione Elettronica limitati al solo scambio della fattura consentono di ridur­re i costi di gestione del processo di fatturazio­ne di circa 4 euro a fattura, dal lato emittente, e fino a 8 euro a fattura dal lato ricevente (nel caso di ricezione di fatture in formato elettroni­co strutturato) contro un investimento che varia tra 1 e 1,5 euro, ma digitalizzare processi più strutturati come ad esempio il  Ciclo dell’Ordine possono portare risparmi di 30-40 euro a ciclo (fonte dell’Osservatorio Fattura­zione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Mi­lano). Anche il Governo nell’ormai lontano 2008 aveva preso coscienza dei possibili risparmi ed introdotto l’obbligatorietà della fatturazione elettronica nella Pubblica Amministrazione, norma che andrà a regime nei prossimi due anni, coinvolgendo di fatto migliaia di fornitori in questo processo virtuoso. E queste imprese dovranno organizzarsi adeguatamente. Assistiamo ormai tutti i giorni a processi digitalizzati, pensiamo ai corrieri che consegnano i pacchi a domicilio e che ci fanno firmare su tavolette grafiche le ricevute, come anche ai molti sportelli bancari che utilizzano queste tecnologie, dietro vi sono interi processi dematerializzati. Perché non conservare in modo sostitutivo i documenti contabili e a valenza tributaria che tanto spazio occupano negli uffici e nei magazzini delle aziende? Secondo le analisi dell’Osservatorio Fattura­zione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Mi­lano “il primo requisito per ottenere processi digitali più efficaci è vederli in chiave strategica nell’ecosistema in cui l’azienda opera, in ogni caso non come singole entità.  Con questo punto fermo si possono suggerire i passi da seguire per approcciare da zero un per­corso completo di digitalizzazione: 1. Conservazione Sostitutiva dell’attivo (libri, registri, scritture contabili, documenti in­viati); 2. Trasmissione dei documenti del Ciclo dell’Ordine; 2a) se si opera come fornitori: conferme d’ordine, avvisi di spedizione, documenti di trasporto e Fatture; 2b) se si opera come clienti: ordini, confer­me di ricezione merci, benestare al paga­mento e avvisi di avvenuto pagamento;  3. Ricezione dei documenti, abilitando diver­si canali in ingresso (EDI/XML, email, fax, eccetera) e cercando di sensibilizzare le con­troparti all’utilizzo dei tali canali; 4. Conservazione Sostitutiva del passivo (fat­ture, DDT)”. Il percorso richiede la scelta di partner affidabili e deve essere svolta una attenta valutazione tra soluzioni in home o outsourcing in relazione alle proprie dimensioni aziendali e organizzative. Per le piccole e medie imprese, il professionista di riferimento, che nell’era del cartaceo è di fatto il Responsabile della Conservazione per molti documenti delle aziende, può essere uno dei partner qualificati. E’ doveroso citare la rete d’imprese “menocarta.net”, che ha fatto della digitalizzazione la propria mission, creando una rete appunto di affermate imprese di servizi a sostegno di una rete di professionisti adeguatamente formati per rispondere alle esigenze delle imprese sulle tematiche della fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva e dematerializzazione.