Il provvedimento definisce, innanzi tutto, le diverse possibilitá previste per la conoscenza degli atti e dell´attivitá delle pubbliche amministrazioni (trasparenza, pubblicitá e consultabilitá di atti e documenti) e precisa le peculiaritá della pubblicazione su internet: la rete consente la conoscenza indiscriminata delle informazioni, anche con duplicazione dei documenti, in ipotesi senza limiti. Proprio in relazione ai pericoli della rete, lo schema di provvedimento si sofferma sui termini della pubblicazione dei documenti sui siti istituzionali.
I casi sono due. Il primo é quello in cui la legge prevede un termine alla pubblicazione: e allora, una volta trascorso tale termine il documento va rimosso. E´ quanto capita per le pubblicazioni all´albo pretorio delle deliberazioni degli enti locali, che dal primo gennaio 2011 andranno on line, da rimuovere trascorsi quindici giorni. Tra l´altro potrá essere opportuno che il provvedimento nella sua versione finale possa prendere posizione su questioni ancora non chiari come la pubblicazione in rete delle determinazioni dirigenziali. Nel caso in cui, invece, la disciplina di settore non stabilisce un limite temporale alla pubblicazione degli atti, é la stessa pubblica amministrazione che deve individuare congrui periodi di tempo entro i quali mantenere i documenti on line. A scadenza, determinati documenti o sezioni del sito dovranno essere rimossi dal web ovvero, in alternativa, devono essere inseriti in un'area di archivio consultabile solo a partire dal sito stesso e non raggiungibili utilizzando i motori di ricerca esterni.
Il Garante, a questo proposito, suggerisce di utilizzare sistemi di web publishing e Cms (Content management systems) in grado di attribuire, anche mediante l'utilizzo di parole-chiave (meta-dati) un intervallo temporale di permanenza della documentazione all'interno del sito istituzionale, consentendone una sua agevole rimozione, anche in forma automatica. Se, peró, non si usano sistemi automatizzati, l´ente deve individuare al suo interno i responsabili tenuto alla verifica della validità temporale e del requisito di disponibilità al pubblico delle informazioni. Altro accorgimento che le amministrazioni pubbliche dovranno adottare é finalizzato ad evitare la duplicazione massiva dei file contenenti dati personali, disponibili sui siti istituzionali delle amministrazioni.
Anche per questo scopo il provvedimento si spinge a suggerimenti tecnici: utilizzo di firewall di rete in grado di riconoscere accessi che risultino anomali per numero rapportato all'intervallo di tempo di riferimento oppure filtri applicativi che, a fronte di anomalie, rallentino l'attività dell'utente.
Quanto ai documenti pubblicati, per garantire l´obbligo di conformitá di quanto riportato sul sito con gli originali cartacei, sono necessarie misure per eliminare o ridurre il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni delle informazioni e dei documenti resi disponibili tramite Internet. Gli accorgimenti suggeriti sono i seguenti: indicazione, tra i dati di contesto riportati all'interno del contenuto informativo dei documenti, delle fonti attendibili per il reperimento dei documenti; utilizzo di certificati e firma digitale, in modo da assegnare una data asseverabile di creazione del documento che può essere validata con certezza e che consente, a chi faccia uso di quel documento, di verificarne l'attendibilità in qualsiasi momento.
Tra le prescrizioni relative ai motori di ricerca, è preferibile consentire l´acceso ai dati mediante notori di ricerca interni al sito e non con motori di ricerca generali.Il motore di ricerca interno, infatti, assicura accessi maggiormente selettivi.