Autorità competenti. Il dlgs individua nel ministero della giustizia e nelle autorità giudiziarie gli organi competenti alla trasmissione e alla ricezione delle sentenze di condanna e dei relativi certificati. Così come previsto in materia di mandato d'arresto, di regola tale compito spetta al ministero, ma la corrispondenza diretta tra autorità giudiziarie è espressamente consentita, qualora sia utile a rendere più rapida e agevole la procedura di trasferimento. La trasmissione all'estero della pronuncia è disposta dal pm (individuato con regole differenti a seconda che si tratti di una sentenza con cui è inflitta una pena o una misura di sicurezza personale detentiva).
Condizioni. Per l'emissione di un ordine di trasmissione all'estero sono previste specifiche condizioni (si veda tabella). Il riconoscimento può avvenire sia con riferimento a persone già detenute sia a soggetti per i quali l'ordine di esecuzione non è ancora stato emesso o eseguito. In ogni caso, la pena da scontare non deve essere inferiore a sei mesi, poiché, spiega l'esecutivo nella relazione di accompagnamento al dlgs, non sarebbe conveniente avviare le procedure di trasmissione «che, per quanto rapide, implicano comunque un dispendio temporale ed economico».
Stato di esecuzione. La trasmissione all'estero dovrà essere disposta in primo luogo verso lo Stato membro dove il condannato vive e di cui è cittadino (per esempio il condannato è cittadino austriaco, risiede in Austria e si dispone il trasferimento in Austria), oppure nello Stato di cui il condannato è cittadino e dove questi deve essere espulso o allontanato benché non vi risieda (es.: cittadino austriaco, che risiede in Italia, ma di cui si dispone il trasferimento in Austria, perché in base alla legge italiana deve essere espulso verso il paese di cittadinanza). In ultimo, il meccanismo può riguardare uno Stato che abbia acconsentito al trasferimento, anche se il condannato non ne è cittadino (es.: cittadino austriaco di cui si dispone il trasferimento in Germania), né vi viva, né, in base alla legge italiana, debba esservi espulso o allontanato (es.: cittadino austriaco, che risiede in Italia, di cui si dispone il trasferimento in Austria, benché non debba essere espulso verso quel Paese); è in ogni caso richiesto il consenso scritto al trasferimento da parte della persona condannata.
Procedimento. La trasmissione all'estero della sentenza può avere inizio d'ufficio o su richiesta delle parti (condannato o Stato di esecuzione). Se il soggetto si trova in Italia, tuttavia, l'autorità giudiziaria deve preventivamente sentirlo, oltre a verificare la sussistenza delle condizioni, acquisire l'eventuale consenso dello Stato di esecuzione e conoscere le disposizioni applicabili nel paese di destinazione in materia di liberazione anticipata o condizionale. Il condannato è trasferito nello Stato di esecuzione entro 30 giorni dalla data in cui la decisione sul riconoscimento della sentenza è comunicata al ministero della giustizia, che informa senza indugio l'autorità giudiziaria competente e il ministero dell'interno, al fine di organizzare logisticamente il trasferimento.