È questo il messaggio chiave che l'osservatorio congiunto fra Unioncamere e Dottori Commercialisti, attraverso una circolare approvata mercoledì lancia agli operatori economici italiani proprio alla vigilia della campagna bilanci 2010. Un'importante semplificazione rispetto al precedente modus operandi che prevedeva la duplicazione dei prospetti contabili nella pratica telematica di deposito: una prima volta nel tradizionale file Pdf, quindi, e obbligatoriamente, ripetuti nel nuovo formato elettronico elaborabile.
L'importante interpretazione muove i passi dall'art. 5 del d.p.c.m. del 10 dicembre 2008, la fonte normativa che regola, nell'era di Xbrl, il deposito dei bilanci d'esercizio, individuali e consolidati, presso il Registro delle Imprese. Secondo la disposizione in parola è il file Xbrl a costituire il documento destinato a pubblicazione: la compresenza di un file Pdf con i prospetti contabili del medesimo rendiconto, data anche la qualità della vigente tassonomia, significherebbe, nella maggior parte dei casi, una mera duplicazione delle informazioni (peraltro non elaborabili). L'obiettivo di semplificare gli adempimenti, massimizzando nel contempo l'efficacia, l'efficienza e la qualità della comunicazione economico-finanziaria nazionale, ratio esplicita delle disposizioni sull'adozione di Xbrl (si veda lo stesso incipit dello stesso art. 37, comma 21, del d.l. n. 223 del 4 luglio 2006), conduce quindi ad una pratica di deposito che si comporrà come segue:
a) in primo luogo il prospetto contabile, ossia stato patrimoniale e conto economico, reso esclusivamente in formato Xbrl secondo la tassonomia vigente;
b) quindi la nota integrativa, che non potendo essere ancora codificata nel nuovo linguaggio dei bilanci, sarà invece offerta nel formato Pdf/A;
c) infine tutti gli altri allegati che accompagnano il rendiconto, ad esempio la Relazione sulla Gestione, la Relazione del Collegio sindacale ed il Verbale d'approvazione, saranno inseriti alla pratica sempre in formato Pdf/A.
La circolare ribadisce che il prospetto contabile in formato Pdf/A dovrà essere aggiunto alla pratica di deposito solo nella rara ipotesi, da motivare, in cui l'attuale tassonomia non sia giudicata compatibile, per la particolare situazione aziendale, con i principi di chiarezza, correttezza e verità ex art. 2423 c.c. Anche in tale ipotesi, comunque, il file Xbrl dovrà essere obbligatoriamente presente.
Previsti ufficialmente, inoltre, una serie di controlli sul contenuto del bilancio di esercizio depositato, in particolare: la conformità al formato Xbrl, la conformità alla vigente tassonomia, la correttezza del codice fiscale, l'assenza di qualsiasi valore significativo nei prospetti, la mancata quadratura del rendiconto (disuguaglianza fra totale dell'attivo e del passivo, reddito nel patrimonio netto non coerente con quello risultante dal conto economico), l'impossibilità di identificare le colonne delle annualità ed, infine, eventuali errori di calcolo nelle principali voci dei prospetti contabili. Eventuali inesattezze riconducibili a quanto appena espresso, ai sensi dell'art. 7 del d.p.c.m., genereranno la richiesta di regolarizzazione da parte del Registro delle imprese. Novità, infine, anche sulla dichiarazione di conformità: in calce alla nota integrativa la circolare suggerisce di riportare una dichiarazione di conformità fra il documento informatico codificato in Xbrl, rappresentante stato patrimoniale e conto economico, e quanto approvato dai soci attraverso la stampa (sarà il caso più frequente) dei fogli di stile contenenti la rappresentazione della nuova codifica.