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Archivi cartacei alla finanza in 3 giorni

del 05/06/2013
di: di Luciano De Angelis
Archivi cartacei alla finanza in 3 giorni
Tre giorni di tempo per presentare l'archivio cartaceo alla Gdf, nessuna sanzione sulla non corretta esecuzione dell'adeguata verifica ma anche obblighi di registrazione entro 30 giorni dalle prestazioni professionali a esecuzione immediata. Sono alcune delle interpretazioni fornite dall'Istituto di ricerca del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti nel documento n. 19, del maggio 2013 rubricato: «Antiriciclaggio: check list per la verifica dell'adozione delle misure di legge negli studi professionali».

Il documento, si legge nella presentazione dello stesso, nasce dall'esigenza di coprire i «Buchi neri» della normativa in relazione alla mancata emanazione di una serie di regolamenti attuativi sia in tema di adeguata verifica sia in termini di registrazione e conservazione dei dati.

Alla luce delle incertezze interpretative e dei controlli sempre più incisivi della Guardia di finanza sugli studi professionali (basati sulla circolare 83607 del 19 marzo 2012 e sulla «scheda normativa e modulo interpretativo n. 6”) l'istituto di Ricerca ha ritenuto opportuno emanare questa check list «sulla scorta della quale il professionista potrà verificare l'adozione delle misure antiriciclaggio all'interno del proprio studio».

Titolare effettivo. Con riferimento al titolare effettivo, nell'ambito della adeguata verifica viene evidenziato che l' identificazione dello stesso deve avvenire contestualmente a quella del cliente e, in caso di persone giuridiche, trust e soggetti giuridici analoghi (fiduciarie), il professionista deve adottare misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente. L'identificazione del titolare effettivo deve avvenire mediante un documento d'identità non scaduto al momento in cui l'obbligo è stato assolto; se il cliente è una società o un ente, ai fini del controllo rileva altresì la circostanza che il professionista abbia verificato anche l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza, nonché l'identità dei rappresentanti delegati alla firma per l'operazione da svolgere. Costituisce parte integrante della adeguata verifica, assolta in modalità ordinaria, anche l'acquisizione delle informazioni sullo scopo e la natura dell'operazione o della prestazione professionale: normalmente dette informazioni dovrebbero essere raccolte sotto forma di dichiarazione rilasciata dal cliente ex art. 21 del dlgs 231/2007 e conservate all'interno del fascicolo del cliente.

Altri chiarimenti. In merito alle registrazioni in archivio, correttamente (e a differenza di quanto sostenuto nella circolare della Gdf), si ritiene che nel caso di prestazioni continuative (ad esempio tenute di contabilità) l'obbligo di registrazione della prestazione in archivio decorra dall'accettazione dell'incarico e che quindi non sia ammissibile provvedervi al termine della prestazione. Di contro (in questo caso in sintonia con le posizioni della Gdf) viene ribadita la piena vigenza del comma 2° dell'art. 39, del dlgs 231/07 ove è previsto che i dati e le informazioni registrati in modalità cartacea (e quindi la disposizione non vale per i tenutari dell'archivio informatico) debbano essere resi disponibili entro tre giorni dalla relativa richiesta degli organi accertatori.

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