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Certificati, ora si cambia

del 07/10/2011
di: di Luca Piscaglia
Certificati, ora si cambia
La data del 14 settembre 2011 verrà ricordata da tanti come una data veramente importante e spartiacque nell'amministrazione del personale. La pubblica amministrazione attraverso l'Inps ha introdotto nella sua operatività un flusso di documentazione digitale a 360°: tutte le parti interessate dal processo sono obbligate a confrontarsi con documenti digitali. Quando parlo di parti interessate parlo di medici, lavoratori, aziende, professionisti e Inps. Oggi questa nuova metodologia offre la possibilità a tutte le parti di creare archivi documentali veramente digitali che traggono i loro dati da origini digitali e tali rimangono nel percorso di consultazione e archiviazione. Mentre troviamo la pa ormai preparata a gestire la documentazione, il flusso e l'archiviazione della documentazione digitale, come troviamo il mondo aziendale, professionale e i lavoratori? Sono essi pronti a gestire questa nuova sfida lanciata dall'Inps? Anche perché in questi giorni l'Inps ha comunicato che tanti altri documenti potranno essere trasmessi solo ed esclusivamente per via telematica: assegni familiari, richiesta di visita fiscale del lavoratore in malattia, domande di Cig ecc. Ma sicuramente l'invio telematico dei certificati medici è quello di impatto più evidente perché coinvolge veramente tutti.

Sono pronti i dipendenti a gestire questi documenti in formato digitale?

Quanti lavoratori dipendenti hanno accesso a internet? Da questa scelta così decisa da parte della pa si può pensare che il numero dei dipendenti informatizzati sia veramente elevato. Su questo versante la pa ha dato modo di evidenziare una propensione molto più evoluta all'utilizzo dell'informatica nei rapporti con il proprio personale dipendente rispetto al mondo del lavoro privato vuoi anche per la spinta innovatrice introdotta dall'ultimo governo. Infatti, nella pa (intendo proprio al suo interno) la distribuzione dei cedolini e di una parte della documentazione legata al rapporto di lavoro è ormai ordinariamente distribuita con accesso a Internet (cedolini paga, Cud ecc.). Nel settore pubblico ormai l'assoluta maggioranza dei lavoratori ha provveduto ad avere un proprio accesso alla rete . Per loro, il passaggio al dialogo attraverso internet per altri servizi imposti dall'Inps sarà sicuramente molto meno difficile e traumatico, rispetto al settore privato. Nel privato sono purtroppo poche le aziende e i professionisti che distribuiscono la documentazione legata al rapporto di lavoro attraverso sistemi di distribuzione protetta sul web. I lavoratori privati sono quindi ancora molto impreparati a gestire questo loro accesso alla rete.

Questa difficoltà del privato non basterà a far rientrare quella che è una scelta strategica importantissima e che sarà una pietra miliare nel mondo del lavoro. Dal 14 settembre è stato quindi sancito un grande assunto: tutti i lavoratori dovranno avere un accesso alla rete per gestire i documenti legati al rapporto di lavoro! Ci troveremo a vedere le nuove generazioni che aiuteranno le vecchie generazioni (!) invertendo il flusso di conoscenze a cui eravamo abituati.

Il mondo aziendale è pronto?

Genericamente direi di no. L'affermazione deriva dal fatto che il numero più grande di aziende interessate al fenomeno sono le micro e piccole aziende che Non hanno nella loro organizzazione una integrazione così evoluta di percorsi di archiviazione e gestione digitale evoluta. In generale l'informatica è molto legata, quando presente, ai programmi gestionali tipici dell'azienda (contabilità e produzione). Le certificazioni online sono lontane dalle necessita operative ed è logico pensare che le aziende non accettino tale sfida di informatizzazione e si cadrà per l'ennesima volta nella solita trasformazione del documento su supporto cartaceo prima di gestirne il suo utilizzo. Con un aggravio del processo di gestione del certificato rispetto alla attuale situazione .

Diverso e foriero di vere ottimizzazioni e razionalizzazioni di processi sarà il caso delle aziende che potranno gestire questo flusso di documenti attraverso un sistema di acquisizione e archiviazione documentale automatizzata, perché, grazie ai formati .xml e .txt messi a disposizione dall'Inps, potranno veramente trarne grossi benefici in termini di consultazione e archiviazione.

Il mondo professionale è pronto?

Se le aziende non danno oggi segno di poter gestire questa grande sfida il mondo professionale è sicuramente ancora più lontano. Ancora oggi negli studi non c'è una cultura di evoluzione nella gestione informatica dello studio. Lo studio professionale ha innovato solo l'indispensabile soprattutto legato alle trasmissioni telematiche obbligatorie ma spesso si è fermato li senza essere lungimirante, senza quella capacità di guardare in avanti andando oltre l'obbligo contingente.La carta negli studi di consulenza è veramente tantissima. I documenti fiscalmente rilevanti impegnano le stampanti degli studi in maniera veramente imponente: Lul, Cud, Modelli 770, Ricevute F24 ecc. L'avvento del Lul e la normativa conseguente hanno veramente fornito agli studi la possibilità per un grande salto di qualità. La conservazione sostitutiva oggi costa veramente poco ed è di gran lunga molto più funzionale dell'archiviazione su carta. Purtroppo solo poche mosche bianche, che rappresentano gli studi d'eccellenza nel territorio, hanno colto l'opportunità. L'avvento dei certificati medici online negli studi di consulenza del lavoro produrrà nei prossimi mesi un aggravio di operatività veramente notevole, per gli studi che ancora non hanno abbracciato l'archiviazione informatica dei documenti, aggravio che si tradurrà in un aumento esponenziale dei costi.

La grande opportunità è paradossalmente proprio questa impreparazione per tutto il mondo del lavoro. Il certificato medico rappresenta l'entry level nella gestione documentale informatica dei dati, un modo per cominciare a pensare a uno studio diverso che si ponga come obiettivo quello di limitare al massimo l'impatto della carta e della sua gestione. Le procedure che sono appena state presentate nel panorama dei sistemi informatici (facendo ricerche su internet con certificati medici online se ne trovano già diverse) offrono soluzioni interessanti e tutte sembrano offrire grandi opportunità di risparmio di gestione della documentazione. Sembra proprio che nel mondo del lavoro sia la pubblica amministrazione a trainare le aziende e i professionisti. Sono convinto che nei prossimi mesi questa sfida verrà raccolta e i benefici saranno evidenti per tutti. Per i momento non possiamo che ringraziare l'Inps per questo grande salto in avanti che ha fatto nella gestione documentale e che si porterà con se i medici, le aziende, i lavoratori e i consulenti del lavoro.

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