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Veicoli aziendali seguiti dall'alto

del 04/08/2011
di: di Antonio Ciccia
Veicoli aziendali seguiti dall'alto
Via libera del garante della privacy alla localizzazione satellitare dei veicoli aziendali. Che non devono, però, costituire strumento di controllo a distanza dei lavoratori, ma devono essere utilizzati solo per migliorare il servizio di trasporto e per quantificare in modo corretto i costi al cliente.

Hanno così superato la verifica preliminare due sistemi di rilevazione adottati da due società che svolgono attività di commercializzazione di prodotti per il riscaldamento e il raffrescamento a pavimento e di trasporto in proprio degli stessi. I provvedimenti autorizzativi del garante della privacy (n. 284 e n. 285 del 7 luglio 2011) prescrivono, però, di adattare alcune cautele.

Un peso importante sulla decisione del garante ha avuto il fatto che le due società abbiano ottenuto anche il via libera dell'ufficio provinciale del lavoro, interpellato ai fini del rispetto della normativa sul divieto di controllo a distanza dei lavoratori. In particolare l'ufficio del lavoro ha vietato l'uso dei dati raccolti per eventuali procedimenti disciplinari e ha limitato la registrazione dei dati al tempo necessario alla disposizione logistica dei mezzi, alla telecomunicazione di servizio e dei rapporti di viaggio relativi alla manutenzione del mezzo e all'identificazione del mezzo e rispettivamente del guidatore.

Ma vediamo il dettaglio del provvedimento e degli accorgimenti prescritti dal garante.

Innanzi tutto le società devono attenersi rigorosamente alla finalità dichiarata del sistema che è quella di rendere più efficiente il servizio di trasporto merci con la possibilità di destinare in tempo reale in maniera più efficiente i veicoli alle esigenze della clientela (e quindi quelli individuati più vicini alla sede del cliente).

Questo significa che possono e debbono essere trattai solo i dati idonei a rilevare, quando necessario, la posizione dei veicoli e le informazioni indispensabili alla compilazione del rapporto di guida e per la commisurazione di costi da imputare alla clientela (ad esempio la distanza percorsa e il relativo consumo di carburante).

Non possono, invece, essere trattati dati ulteriori come i dati tecnici relativi ai giri del motore e alla frenata: si tratta di informazioni suscettibili di determinare un controllo sulla condotta di guida del conducente; una finalità non autorizzata dal Ufficio provinciale del lavoro. Nessun controllo, dunque, sullo stile di guida dei conducenti.

I dati raccolti potranno essere conservati per cinque anni, in relazione all'obbligo di regolare tenuta del libro unico del lavoro (questo vale per le presenze dei dipendenti, ferie, prestazioni straordinarie, riposi).

Ulteriori dati tecnici, come la velocità del veicolo, potranno essere trattati per attività di monitoraggio o di pianificazione solo se resi opportunamente anonimi

Inoltre agli interessati, e quindi ai conducenti, deve essere fornita una informativa nella quale sia evidenziato che i dati sono conservati 5 anni e sia resa nota la società esterna fornitrice del servizio, da nominare responsabile del trattamento. Rispettati questi accorgimenti e considerato il lasciapassare dell'ufficio provinciale del lavoro, il garante ha individuato in capo alle società un legittimo interesse al trattamento dei dati relativi all'ubicazione dei propri dipendenti in applicazione della disciplina sul bilanciamento di interessi (articolo 24, comma 1, lett. g), del Codice della privacy): il che significa che i dati possono essere trattati senza il consenso degli interessati, ricorrendo una causa legittima di esonero.

Con altro provvedimento (decisione su ricorso n. 235/2011) il Garante si è occupato di polizze assicurative, stabilendo che non si possono conoscere dati riferiti a persone decedute senza poter vantare una pretesa diretta, un interesse proprio o di tutela di interessi familiari meritevoli di protezione. Non ha un interesse specifico il cognato della persona defunta che ha chiesto a una compagnia di assicurazione di avere accesso ai dati della polizza assicurativa sulla vita, stipulata dal coniuge della sorella premorta.

Il cognato non ha titolo sia perché non è erede, sia perché il defunto ha individuato una terza persona quale beneficiario della liquidazione del premio assicurativo.

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