L'attuale disciplina prevede, però, che al fine di ritenere correttamente assolti gli obblighi riferiti alla numerazione progressiva e alla vidimazione, il soggetto obbligato alla tenuta deve apporre « ogni tre mesi a far data dalla messa in opera » la marcatura temporale e, in assenza di registrazioni, la firma digitale e la stessa marcatura devono essere apposte al momento di una nuova registrazione, riaprendo il termine trimestrale, a decorrere da tale ultima registrazione. In tal caso, l'impresa conserva le scritture contabili attribuendo alle stesse un valore probatorio (comma 5, art. 2215-bis c.c.), di cui agli articoli 2709 e 2710 c.c., se le stesse risultano essere correttamente tenute mediante l'apposizione, con cadenza «trimestrale», della firma digitale e della marca temporale, e correttamente conservate in formato digitale, secondo quanto previsto sia dalle disposizioni civili, di cui all'art. 2220 c.c. e in ossequio alle disposizioni contenute nel dl 7/03/2005 n. 82 del 7 marzo 2005 e nel decreto del ministero dell'economia del 23/01/2004. In estrema sintesi, l'impresa produce un file privo di macroistruzioni e di codici eseguibili con cadenza trimestrale, apponendo in seguito la firma digitale dell'imprenditore (o di altro soggetto delegato) e la marca temporale, che convalida la corretta tenuta chiudendo il processo di «conservazione sostitutiva».
Il decreto sviluppo, ritenendo odioso l'adempimento trimestrale, ha reso possibile procedere all'apposizione della firma digitale e della marcatura temporale «almeno» una volta all'anno, sempre a cura del soggetto obbligato o delegato; ciò significa che dalla messa in uso non deve trascorrere un anno, ma più semplicemente che la detta marcatura temporale deve essere presente sui libri e registri obbligatori assoggettati a tale adempimento almeno una volta ogni anno solare (instaurazione documentazione in data 30/09/2011, marcatura e firma entro il 31/12/2011). Infine, al citato art. 2215-bis c.c. viene aggiunto un ultimo comma che estende il termine annuale indicato anche ai libri e registri instaurati per obbligo tributario, nel rispetto delle disposizioni concernenti la conservazione digitale dalle stesse richiamate.