Vediamo come si compila correttamente una scheda carburante; elementi fondamentali per la deducibilità sono: dati dell'impresa, quindi denominazione ditta o società, indirizzo, domicilio fiscale e partita Iva dell'utilizzatore, nel nostro caso, l'agente di commercio; dati del veicolo, fondamentale è la targa, modello e marca.
In occasione di ciascun rifornimento è necessario riportare sulla scheda: la data dell'acquisto, il prezzo comprensivo d'Iva pagato; i dati dell'esercente e l'ubicazione del distributore, che possono essere indicati tramite timbro; la firma o sigla dell'addetto che effettua il rifornimento.
Con la sentenza n. 21941/07 la Cassazione ha chiarito che l'apposizione della firma sulla scheda da parte dell'esercente l'impianto di distribuzione ha una funzione, definita dallo stesso legislatore di «convalida» del rifornimento, costituisce, cioè, elemento essenziale senza il quale la scheda non può assolvere alla finalità prevista dalla legge. Per quanto riguarda i chilometri percorsi è importante indicare sia quelli iniziali, che, a seconda della periodicità che si sceglie di adottare, quelli finali. L'indicazione dei chilometri è finalizzata a contrastare un utilizzo indebito della scheda, l'amministrazione finanziaria in sede di verifica ha la possibilità di riscontrare la coerenza tra il numero di chilometri percorsi e i costi annotati sulla scheda. In caso di incongruenza tra i dati riporterà i costi portati in detrazione a tassazione. La corretta compilazione e il periodico aggiornamento della scheda non solo evita difficili ricostruzioni postume che possono spesso indurre in errore, ma garantisce anche una piena deducibilità del costo del carburante.