Presupposti essenziali del rimborso. Il diritto al rimborso dell'Iva pagata in uno stato membro diverso da quello nel quale il soggetto passivo è stabilito si fonda sugli stessi presupposti del diritto alla detrazione. È quindi necessario (i) che il soggetto passivo effettui, nel paese di stabilimento, operazioni che attribuiscono il diritto alla detrazione e (ii) che non vi siano particolari limitazioni oggettive. Il primo requisito (ossia il nesso fra gli acquisti di beni e servizi con un'attività che comporti l'effettuazione di operazioni imponibili e assimilate) deve essere verificato in rapporto alla normativa del paese in cui il soggetto passivo è stabilito; in caso di effettuazione di operazioni con parziale diritto alla detrazione, il diritto al rimborso spetta in base al pro rata. Il secondo requisito (assenza di limitazioni oggettive), invece, va accertato in rapporto alla normativa del paese del rimborso, non essendo rimborsabile ai soggetti passivi non stabiliti l'imposta che i soggetti passivi stabiliti non possono detrarre per effetto di eventuali limitazioni del diritto alla detrazione in relazione a determinati beni o servizi (per esempio, spese di rappresentanza).
Ulteriori condizioni. Nel periodo al quale si riferisce la richiesta di rimborso, il soggetto passivo nazionale non deve disporre, nello stato membro nel quale ha effettuato gli acquisti, di una stabile organizzazione e non deve avere effettuato, in detto stato, cessioni di beni o prestazioni di servizi ivi, ad eccezione delle: prestazioni di trasporto non imponibili e prestazioni ad esse accessorie; cessioni di beni e prestazioni di servizi per le quali debitore dell'Iva è il committente o il cessionario con il meccanismo dell'inversione contabile. Il soggetto che, invece, dispone di una stabile organizzazione o ha effettuato operazioni attive nell'altro stato membro, non può presentare l'istanza di rimborso, ma può recuperare l'Iva sugli acquisti attraverso la detrazione (previa identificazione, se non possiede una stabile organizzazione).
Periodo di riferimento e importo minimo rimborsabile. Il periodo di riferimento della richiesta di rimborso non può essere superiore a un anno, né inferiore a tre mesi. Se la richiesta è presentata con riferimento agli acquisti di un trimestre, l'importo minimo rimborsabile è di 400 euro; se si riferisce invece agli acquisti dell'anno solare, l'importo minimo è di 50 euro.
Presentazione dell'istanza. L'istanza deve essere presentata, distintamente per ciascun periodo di riferimento, per via telematica all'Agenzia delle entrate (Centro operativo di Pescara), la quale provvederà a inoltrarla allo stato membro del rimborso, salvo che accerti che il richiedente, nel periodo di riferimento, non ha svolto attività economica rilevante ai fini Iva, oppure ha effettuato esclusivamente operazioni senza diritto alla detrazione, oppure si è avvalso del regime dei contribuenti minimi o del regime speciale per i produttori agricoli. In tali casi, l'Agenzia notifica al richiedente, entro quindici giorni dal ricevimento, un provvedimento di rigetto dell'istanza, impugnabile secondo le disposizioni sul contenzioso tributario. Per i contenuti dell'istanza, occorre fare riferimento all'elenco dei requisiti richiesti dallo stato membro destinatario, disponibile nel sito internet dell'Agenzia
Il termine per l'invio dell'istanza è il 30 settembre dell'anno solare successivo al periodo di riferimento, sicché il 30 settembre 2012 è il termine ultimo per chiedere il rimborso dell'Iva relativa agli acquisti del 2011.
Al riguardo, si ricorda che la Corte di giustizia Ue, su sollecitazione della Corte di cassazione italiana, ha chiarito, con riferimento al termine del 30 giugno previsto dalla normativa precedente, che si tratta di un termine di decadenza (sentenza 21 giugno 2012, C-294/11). Infine, poiché quest'anno la scadenza cade di domenica, il termine, sebbene stabilito dalla normativa comunitaria, dovrebbe comunque slittare a lunedì 1° ottobre in base al principio generale dell'art. 7, comma 2, lett. l) del dl n. 70/2011.